市委秘书长教你机关办事要领,值得一读!

摘要: 如何办事

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编者按

本文作者系甘肃省庆阳市华池县委常委、组织部长胡正平,他在任庆阳市委副秘书长期间,曾在全市科级干部培训班上讲解文秘工作的相关知识,小编昨天跟各位分享了“关于办会工作的几点体会”,今天摘编“关于机关办事的几点体会”供大家阅读。



任何机关都是办事机关,办事是机关的重要职能。


我们讲为人民服务。这是我们党的根本宗旨。我认为就是为人民办事,办实事、办好事。办事是我们为人民服务的过程。办事也是干部素质重要表现。


“会不会办事”是重要的工作能力。会办事,就是把好事办好,把难事办成,把不放心的事办放心;不会办事,就是把好事办砸,把简单事办复杂,把放心的事办得不放心。


根据我多年的实践体会,“办事”比“办文”要求高,难度大。办文一次不成功,还可以重写或反复修改,自己反复修改达不到要求,其他同志和领导还可以伸出援助之手;办事只能成功,不能失败,办成什么样就是什么样,别人补救来不及,办“砸了锅”是没有挽回余地的。


因此,我们应下工夫探索办事的基本规律,力求做到:不论办任何事情,上级指示的、领导交办的,下级请求的、同事委托的,包括我们自己的私事,都是办得明明白白,不是稀里糊涂;都是雷厉风行,不是拖拖拉拉;都是严谨细致,不是粗枝大叶;都是有始有终,不是虎头蛇尾;都是严格有序,不是杂乱无章。这样才能受得起重托,担得起重任。


办事的四条原则

办事我看有四条原则。一是按法规办事。二是按程序办事。三是按规则办事。四是按职责办事。


1按法规办事


现实生活中,不论是法律规定、纪律规定,还是其他规定,有时看起来与道德、人情相违背,但必须严格遵守,不能背道而驰。实践一再证明,只要能够坚决按法规办事,许多难办的事情反而不难,许多矛盾反而好解决了。否则,就不能把事情办得很好,甚至还会办糟;或者虽然把一件事情办成了,但却把规矩给毁坏了。


这方面西方国家做的比较好。我看到一份资料说,哈佛大学是一个叫哈佛的牧师,把一块地皮和250本书赠给了当地的一所学校,最后这所学校发展成哈佛大学。这250本书哈佛学院一直珍藏在哈佛楼的图书馆内,但是规定只能借阅不能带出馆外。


一天深夜,一场大火烧毁了哈佛楼,在大火发生前,一名学生碰巧把哈佛牧师捐赠的《基督教针对魔鬼、世俗与肉欲的战争》这本书偷偷带出了馆外,打算在宿舍里阅读,第二天得知大火后,意识到这是唯一的一本,找到了校长,把书还给了学校。


校长收下了书,感谢了他。然而下令开除了学生。这就是哈佛的理念,让校规看守哈佛的一切比让道德看守哈佛更安全有效。这是他们的行事态度----法理第一。


在办事的过程中,要时时提醒自己,始终把党的路线方针政策、国家的法律法令、军队条例条令、单位的规章制度作为工作的基本依据。不该办的事情坚决不能办。


还有我们经常遇到的事情,给考试提供方便等等。这样违背原则的事情就不能办。我们也不要求人办违背原则的事情。


2按程序办事


程序是科学,程序是规律,程序是经验的总结。


按程序运转,分层次处理,是做好机关工作的重要一环。程序坚持得好,可以减少矛盾,提高办事效率,否则会贻害无穷。


办文、办会要按程序去做,办事更要按程序去办。特别是一些重大问题、敏感问题,一定要慎重从事,该请示的要请示,该汇报的要汇报,该研究的要提交研究,不能擅作主张,随意处理。否则,就很难有好的效果。


3按规则办事


游戏有游戏规则,办事有办事规则。规则就是大家共同遵守的具体规定。有的规则有明文规定,有的规则没有明文规定,是人们约定俗成的东西、常识性的东西。不论哪种规则,都是应该严格遵守的,否则,就很难把事情办圆满。


按规则办事,就要对事情的规则清楚,否则,就会犯常识性的错误。古人讲:“入境问禁,入乡问俗,入门问讳。”只要稍微认真些,失误是完全可能避免的。


大家大概都还记得我国1993年申办奥运失败的故事。那次失败,虽然原因众多,但违反规则也是一个重要原因。


在我们精心摄制的申奥宣传片里,有老人提着鸟笼闲逛的镜头,这的确是反映了老北京百姓生活的典型情景,却不知恰恰犯了一个世界性的大忌:保护动物。


在外国人看来,把自由的鸟类关在笼子里是无情的伤害,再好的笼子也是伤害。这就破坏了环境保护的原则,投反对票的人自然就多起来。


4按职责办事


按职责办事一个是要尽职、一个是不能越职。尽职就该自己办的事情办好,不能推托给别人。另一方面,要按级尽责、谨防“多管闲事”。


也就是说,一级管好一级的事,一级尽好一级的责,不乱插手职责以外的事。我们办公室经常遇到这样的事情,“不要把一切问题都自己扛”。


如何把事办好

凡早也是要办,晚也是要办,一定要早办;

凡主动也是办,被动也是办,力争主动办;

凡也可以去办,也可以不办,尽可能地办;

凡冷淡也是办,热情也是办,要热情地办。


1急事稳办


所谓争事稳办,是指越在紧急情况下,越要稳住心态,不能遇事急躁,处事毛糙,乱了章法,慌了手脚。越是处置紧急事情,越要追求办事的一次成功率。


遇事不慌,稳中求快,实现速度和效益的统一,是急事稳办的本质要求。这次党代会期间分团合影,会前没有安排。只安排在会议结束后所有代表统一合影。就是在大会结束的上午,一些代表团邀请张省长和代表团合影,省长决定和10个代表团都合个影。


接到这个任务我感到很紧张。在代表开会的同时,一是通知大会联络员组织各自代表团的合影。二是在大会合影的席次表上加上在合影结束后分团合影的通知,并明确分团合影的顺序。三是划分集中地点,安排各团联络人员召集各代表团人员。这样我们很快完成了10个团,370多人的合影。


2大事细办


天下大事,必作于细。重大问题,万无一失。机关干部在承办重大事情的时候,一定要心细如发,一丝不苟,确保周全。在重大问题上稀里糊涂办“砸了锅”,后果是不堪设想的。


人们常说,“吕端大事不糊涂”,这里的“不糊涂”,指的是吕端处置大事非常细致。


端是宋太宗时的宰相,宋太宗病危后,内侍王继恩等人因嫉恨太子英明过人,就私下里同参知政事李昌龄等密谋废掉太子,另立楚王元佐为皇帝的继承人。


吕端到宫禁中去探问皇帝的病情,发现太子不在皇帝身边,马上在笏上写上“病危”两个字,命令身边可靠的官员请太子立刻入宫伺候,使王继恩等人的阴谋一时难以得逞。


在举行登基仪式时,皇位前垂着帘帏,接受群臣的拜贺。吕端平静地站在殿下,先不拜天子,而是请求天子卷起帘帏,他上前仔细看过,确认登基人是先皇确定的太子后,这才下台阶,带领君臣拜见天子,高呼万岁。


吕端在处理大事上的精明做法,确实值得后人借鉴。


大事细办,就是要始终关注大事中的一切细节问题,防止1%的疏忽,导致100%的失败。同样的道理,大事都是关涉全局的重要事情,稍有不慎就会带来不可估量的损失。所以,我们在大是大非面前,头脑要非常清楚,想得要非常细致,做得非常周全,不能有半点的大意与疏忽。


具体说道,在办理关乎国计民生问题,领导一直十分关注的问题,群众十分敏感的问题,群体性社会问题,等等。一定要有如临深渊、如履薄冰的谨慎态度,办得有根有椐,有章有法,有理有节,有始有终。在重大问题的承办上经受住了考验,方能受得起重托,但得起大任。


3轻事重办


概括人们的办事方法,大致可分为两种,一种人是举重若轻,一种人是举轻若重,领导干部两种人都需要。比如,周恩来评价刘伯承和邓小平就这样说,刘伯承举轻若重,邓小平举重若轻。但是,文秘人员永远只需要一种工作方法——举轻若重,再小的事也要慎重处置。


要高度重视小事。做好一两件小事不难,做好一两天小事也不难,难得的是一以贯之,坚持不懈地把每一件小事做得精巧得体,万无一失。要在思想上有一个新的认识,要看到,小事有时并不“小”,它连着大事,做不好可能变成牵扯全局的大事。


要认真关注小事。在通常情况下,一项大任务在主要环节的部署安排上,领导抓得比较紧,大家都是很重视,而一些细微之处都得靠我们去完成。特别是可能影响全局的小细节、小环节、小事情、小部位,要格外重视,格外严谨,格外细致,不能侥幸地去“感觉”,该亲眼看的要到现场,该直接找本人的不能通过二传手,一丝一毫不能大意。


要耐心做好小事,小事并不等于简单,有些小事干起来非常麻烦,有时很小的一件事,需要返工好几次还办不利索。有时事情不来便罢,一来就挤在一起,这件需要办,那件也等着,理不了个头绪,这个时候容易产生厌烦、浮躁怀疑。


所以,特别需要耐心和恒心,要不厌其小,不厌其碎,不厌其烦,认真办好每一件小事。个别小事时间跨度大,久拖不决,要特别小心,不能忘事、漏事,始终关注发展变化,什么时间办到哪一步,心中有数,有头有尾,确保落实。


4熟事生办


所谓熟事生办,就是把熟悉的事情当做不熟悉的事情来办,这是因为,机关工作不少都是常识性的,程序性的,年复一年,周而复始。


许多事实证明,越是对自己很熟悉的事情,越容易产生麻痹心理。不少事情出纰漏,恰恰是因为对它太熟悉而掉以轻心所致。


俗语讲的“河里淹死会水的”、“小水沟里翻大船”,就是警告人们对熟悉的事情千万不要大意,大意就要出问题。


5生事慎办


一个人不可能老是在自己熟悉的领域打转转,总要有工作岗位的转换,工作任务的转换。到达新的岗位,接受新的任务,必然会面对陌生的事物。而一个人无论多么聪明,多么有才华,他的知识和本领也是非常有限的;一个人无论经验多么丰富,在错综复杂的客观事物面前,对问题的认识和处理也难免失于偏颇。


所以,涉足陌生的领域,处理陌生的事情,应谨慎从事,扎实行事,切忌自负轻率,鲁莽冒失。


自负是办事成功之大敌,面对没有从事过的事情,无论多么简单,你若自负自傲,必定自食若果。不能“大意失荆州”,不能盲目自负。


6特事特办


“特事”指的是特别的事情,或者是新出现的问题,过去没有遇见过,或是不解决不行的问题,但现行的法规条文没有明确规范;或是几个部门职能有交叉的问题,但领导批示让你牵头解决,你解决后可能在人力、物力、财力诸方面要“吃些亏”,等等。


也就是说,特事都是超常规的事情,按常规的办法办不了、办不好。这就需要在办事时灵活处置,用特别的措施、特别的手段来办理。


“特殊情况特殊处理”,是机关干部应把握的一条办事原则。不论有多少“特殊”的理由,也要先把事情办好再说,许多情况下都是“先办事后区分责任”、“先办事后完善制度”。“特事特办”的基本要求是原则性与灵活性高度统一。


还有一个古人特事特办的故事。相传北宋时,皇帝的亲戚中有人认为财产分配不公,轮番到皇帝面前告状,搅得皇帝寝食难安。丞相张齐贤见状对皇帝说:“这些纠纷我能解决,请陛下允许我来全权处理。”皇帝准奏。


于是,张齐贤把告状的人都找到相府里,问道:“你们不是都认为对方的财产分得多,而自己分得少吗?”皇亲们回答说是的。张齐贤就让人把这些皇亲们的意思记录下来,并由本人签字画押。


然后找来两名官员,分别将甲家的人带到乙家去,又把乙家的人带到甲家,人换地方而一切财产都不移动,只是分财产的文书作一交换。这样一来,双方都无话可说。皇亲闹财产纠纷的问题随即解决了。


7有事快办


快就能够赢得主动。有事快办,就是办事要讲效率,不能拖拖拉拉。我国自古就有“今日事今日毕”的格言。


刘伯承元帅曾提出,机关人员要“案无积卷”、“事不过夜”,他还把快速办事的要求具体化:


第一,了解情况要快。以最快的速度了解情况,以最简洁的方法提出报告。报告要尽量使用图表,做到一目了然。


第二,研究情况要快。参谋人员研究情况,不能慢条斯理,而应是生活在情况变化之中,随时随地进行研究,重要情况要及时上报。


第三,计划、部署要快。要熟练而迅速地进行战役、战术计算,拟制出简明的战斗文书。


第四,传达命令要快。要惯于使用快速通信手段和尽可能现代化的指挥器材。


第五,总结经验、捕捉占机要快。必须及时总结每一次战斗经验,研究敌情变化及其行动规律。


当然,这些是针对军事机关的,但对其他机关,同样有着很强的指导意义。


有事快办,说到底是培养一种雷厉风行的作风。一事当前,立刻去做,毫不犹豫。对今天要办好的事情,要抓紧落实,决不拖到明天;对有时限要求的工作,正常时间完不成的,要加班加点,坚决按时完成任务;对那些时限要求宽松一点的工作,也要快节奏进行,以争取主动。


要努力做到:信息不在我手里梗塞,文件不在我手里积压,事情不在我手里延误,工作不在我手里中断。


8私事兼办


所谓私事兼办,也就是要统筹兼顾地把个人的私事办好。为什么要提这个问题?以前在思想观念上存在一些偏差,提倡大公无私,公而忘私,就羞于言私,个人的私事摆不到桌面上。实际上这是一种极端的认识。


一个人的成功基石有三块:单位有个好领导,家中有个好伴侣,个人有个好身体。把家里的事情好了,就会减少家庭矛盾。整天和老婆闹矛盾,也干不好工作。


就人生所面对的问题来讲,主要是“两务”,一是俗务,二是事务。俗务是指油盐粮柴、吃住行医、生老病死等涉及个人生计的家务活动。所谓事务就是家务活动以外的各种社会实践活动,具体来讲是我们的本职业务工作。


人生在世,谁也不可超凡脱俗,首先面临的是俗务缠身。办好俗务,是办好事务的基础和前提。


古人讲,陋室不扫,何以扫天下?马克思主义者认为,人们首先搞好衣食住行等,然后才能从事其他社会活动。所以,我们一定不要小看私事在人生长河中的地位和作用,私事办好了,对事业是促进,办不好就是障碍。


学会拒绝

“拒绝”也是办事的内容。当别人对你有所希求而你办不到时,你不得不拒绝他。拒绝是一种艺术。拒绝是很难堪的,不得已要拒绝的时候,我们要学会拒绝方法。这里是台湾星云大师关于拒绝的经验。


一、不要立刻就拒绝:立刻拒绝,会让人觉得你是一个冷漠无情的人,甚至觉得你对他有成见。


二、不要轻易地拒绝:有时候轻易地拒绝别人,会失去许多帮助别人,获得友谊的机会。


三、不要盛怒下拒绝:盛怒之下拒绝别人,容易在语言上伤害别人,让人觉得你一点同情心都没有。


四、不要随便地拒绝:太随便地拒绝,别人会觉得你并不重视他,容易造成反感。


五、不要无情地拒绝:无情地拒绝就是表情冷漠,语气严峻,毫无通融的余地,会令人很难堪,甚至反目成仇。


六、不要傲慢地拒绝:一个盛气凌人、态度傲慢不恭的人,任谁也不会喜欢亲近他。何况当他有求于你,而你以傲慢的态度拒绝,别人更是不能接受。


七、要能婉转地拒绝:真正有不得已的苦衷时,如能委婉地说明,以婉转的态度拒绝,别人还是会感动于你的诚恳。


八、要有笑容的拒绝:拒绝的时候,要能面带微笑,态度要庄重,让别人感受到你对他的尊重、礼貌,就算被你拒绝了,也能欣然接受。


九、要有代替的拒绝:你跟我要求的这一点我帮不上忙,我用另外一个方法来帮助你,这样一来,他还是会很感谢你的。


十、要有出路的拒绝:拒绝的同时,如果能提供其他的方法,帮他想出另外一条出路,实际上还是帮了他的忙。


十一、要有帮助的拒绝:也就是说你虽然拒绝了,但却在其他方面给他一些帮助,这是一种慈悲而有智能的拒绝。


总的说办文、办会、办事都是一件很辛苦的事情,“办”中间一个力,两边一点汗水、一点心血。办文、办会、办事需要我们付出艰辛的努力,需要付出很多的智慧。真正办好了,我们也就会取得成功。


摘编自《办文、办会、办事的几点体会

---全市科级干部培训班文秘知识讲稿

作者:胡正平

编辑:纪海涛 / 审稿:王运宝



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